Облачная касса: как работает и кому подходит

Что такое облачная касса?

Облачная касса — это такая же физическая онлайн-касса, как и любая другая. Разница заключается лишь в том, что при аренде такого аппарата он хранится не у продавца, а в дата-центре поставщика. Данные об операциях поступают в такую кассу через интернет, а за доступ к электропитанию и интернету, исправность и техобслуживание отвечает поставщик услуг.

Отсюда вытекает главная особенность облачной онлайн-кассы — она формирует и отправляет онлайн-чеки. Для выдачи бумажных чеков вам понадобится другая касса, которая будет у вас (или у курьера) под рукой, а не в дата-центре.

Особенности работы

Все данные о расчетах хранятся в облаке. Работать с такой кассой могут несколько сотрудников одновременно. То есть нет оборудования, которое пришлось бы приобретать в собственность, ставить в офисе или носить с собой на выезде.

Облачная касса незаменима для сфер торговли, в которых выдавать печатные чеки в месте расчетов затруднительно или невозможно — проще отправить электронный на телефон или email покупателя. Далее рассмотрим — в каких именно сферах не обойтись без цифровой кассы.

Требования к электронным кассам для ИП

Какую онлайн-кассу выбрать для ИП? Устройство может быть дорогим или дешевым, максимально простым или со множеством опций. Главное, чтобы оно соответствовало следующим критериям:

• наличие уникального заводского номера на корпусе;
• наличие регистрационного номера, который получают в ФНС при постановке на учет;
• наличие фискального накопителя для шифровки и хранения данных, а также возможность установки сменного ФН;
• поддержка Ethernet, 3/4G или Wi-Fi для отправки информации ОФД;
• возможность печати в чеке наименования услуги или товара;
• возможность отправки электронного чека на email или по СМС.

Как правило, производители контрольно-кассового оборудования делают в инструкции пометку «соответствие требованиям 54-ФЗ» или «полное соответствие ФЗ №54». Если все данные есть в техпаспорте, можно переходить к сравнению технических параметров и выбирать устройство, которое подойдет конкретной компании по эксплуатационным характеристикам, а также по цене.

Как выбрать облачную кассу?

Итак, вы берете облачную кассу в аренду.

Для начала определитесь с поставщиком услуг, то есть компанией, у которой вы арендуете облачную кассу. Сравните варианты по цене, условиям обслуживания, почитайте отзывы коллег

На что еще обратить внимание при выборе облачной кассы

Количество транзакций в единицу времени. Для крупных интернет-магазинов иногда требуется несколько виртуальных ККТ.

Наличие дополнительных услуг от поставщика. Регистрация в ОФД, помощь с оформлением документов в ФНС, техническое сопровождение и обслуживание кассы. Уточните про дополнительные траты.
Обычно стоимость услуг оператора фискальных данных входит в арендную плату, а вот фискальный накопитель оплачивается отдельно. ФН бывает на 15 и на 36 месяцев. Например, цена на ФН 15 мес в среднем 7000 рублей в месяц. Подробнее о том, как выбрать ФН, читайте в нашем материале.

Пройдите процедуру регистрации в ФНС.

Регистрация облачной кассы в ФНС

Регистрация виртуальной кассы в ФНС происходит в несколько этапов:

• Получение КЭП.

КЭП или квалифицированная электронная подпись — это регламентированная 63-ФЗ специальная подпись, которая придает юридическую силу документам без каких-либо дополнительных условий. Часто КЭП еще называют ЭЦП (электронная цифровая подпись).
Для получения КЭП предприниматель обращается в удостоверяющий центр. Список центров находится на сайте ведомства Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникации РФ по ссылке .
Необходимые документы для получения подписи:

• паспорт
• СНИЛС
• ИНН
• ОГРНИПСрок изготовления 1-2 дня.
• Выбор кассы, точнее того, у кого вы будете эту кассу арендовать
• Регистрация на сайте поставщика облачных касс (вам предложат заполнить небольшую анкету) и заключение договора с ним.
• Регистрация кассы на сайте ФНС с помощью электронной подписи и заключение договора с ОФД. Обычно это услугу оказывают арендодатели. Не рекомендуем самостоятельно проходить регистрацию. Процедура непростая и есть риск допустить ошибку. Тогда фискальный накопитель будет испорчен и придется покупать новый.
• Настройка кассы для работы также производится арендодателем.
• Поздравляем! Касса успешно зарегистрирована.

54-ФЗ об облачной кассе

Облачная онлайн-касса полностью работает в соответствии с законом о применении контрольно-кассовой техники: она формирует фискальные чеки, направляет их в ОФД и клиенту в электронном виде на email или мобильный номер телефона по СМС, а также хранит информацию о продажах.

Применение «облака» регламентирует п.5.6 ст. 1.2 54-ФЗ: например, использовать облачную кассу можно, если бизнес напрямую не контактирует с покупателями – продаёт товары в интернет-магазине или, к примеру, принимает оплату вне места совершения расчёта – в транспорте, при курьерской доставке.

Кому подходит облачная касса

Облачной кассой могут пользоваться ИП или ООО, которые принимают платежи через интернет или работают на выезде:

1. Интернет-магазины;
2. Службы доставки;
3. Такси;
4. Вендинговые аппараты;
5. Онлайн-школы;
6. Фрилансеры;
7. Другие виды деятельности, связанные с электронной коммерцией.

• Если же ваши покупатели за покупками приходят в вашу торговую точку, то вы обязаны им выдать бумажный чек, и поэтому применять виртуальную кассу нельзя.
• Плюсы и минусы облачной кассы
• Виртуальная касса имеет несколько преимуществ:

1. Экономия. При аренде облачной кассы компания платит только за использование системы, что значительно снижает начальные инвестиции. Кроме того, нет необходимости обновлять оборудование или покупать новое, так как виртуальные кассы автоматически обновляются и адаптируются к последним требованиям законодательства.
2. Безопасность данных. Удаленные серверные центры предоставляют надежное хранение информации и защиту от нежелательных внешних вмешательств. Кроме того, резервное копирование данных осуществляется автоматически, что гарантирует их сохранность.
3. Свободное пространство. Не нужно выделять отдельное место для установки оборудования, так как оно находится в дата-центре.
4. Надежность. Весь технический и сервисный уход за устройством берет на себя арендодатель.
5. Простое и понятное использование. Легкая интеграция с интернет-магазином или приложением.
6. Гибкость. Возможность подключения одной виртуальной кассы к нескольким интернет-магазинам и приема онлайн-платежей.

• Аренда облачной кассы является отличным решением для многих компаний, особенно для малых и средних предприятий. Такое решение позволяет сократить затраты на инфраструктуру и оборудование, обеспечить высокий уровень безопасности и гибкость в управлении бизнесом. Сегодня все больше компаний принимают решение воспользоваться услугами аренды облачной кассы.
• Однако у виртуальной кассы есть и недостатки. Она не подходит для всех видов бизнеса, особенно в случае, когда покупателям необходимо выдавать бумажный чек при посещении торговой точки. В таких случаях необходима физическая касса.
• Какая касса надёжнее?
• «БФР-112ФС» со всеми 112 фискальными накопителями
• Облачная касса находится в надёжных условиях арендодателя в дата-центре. Туда не могут попасть посторонние люди, а в помещении поддерживается необходимая температура для бесперебойной работы «железа». В дата-центре есть постоянная связь с интернетом, а также резервное питание в случае отключения электричества.
• Работа стационарной кассы зависит от условий, которые предприниматель создаст самостоятельно. В офисе компании или магазине сложно гарантировать подачу электричества и бесперебойную работу интернета. Кроме того, нельзя точно предсказать, в какой момент ККТ выйдет из строя. В случае поломки, потребуется немало времени, чтобы самостоятельно восстановить работу техники.
• Какая касса обслуживается легче?
• Облачная касса легче всего обходится в обслуживании. Арендуя её, предпринимателю не потребуется ничего устанавливать и настраивать: арендодатель предоставляет доступ к веб-кабинету, откуда напрямую можно начать работать с ККТ. Бизнесу также не нужно самостоятельно:
• Следить за постоянным соединением кассы с интернетом;
• В случае поломки не придётся ничего ремонтировать, отвозить ККТ в центр технического обслуживания (ЦТО);
• Менять ФН.
• Стационарная касса требует постоянного присмотра: если что-то выйдет из строя, необходимо быстро среагировать и починить технику. В случае несвоевременной замены ФН, а также перерегистрации онлайн-кассы, можно попасть на штраф – следить за этим придётся самостоятельно.
• ТОП онлайн-касс для интернет-магазина
• В нашем рейтинге собраны лучшие решения, которые сейчас присутствуют на рынке. Давайте рассмотрим их подробнее.
• ЕКАМ
• В «ЕКАМ» есть два решения для интернет-предпринимателей – облачная онлайн-касса в аренду или же в собственность.
• Первый вариант оптимален для начинающих проектов и для компаний с небольшим потоком заказов. В среднем аренда обходится от 9 975 рублей в год. Сюда входит облачная касса, фискальный накопитель (ФН) и программа «ЕКАМ.Чеки».
• Покупка выходит от 16 100 рублей без учета ФН. При этом предоставляется аппарат «Смартпос мини» и кассовая программа. Дополнительные услуги нужно оплачивать отдельно.
• Возможности «ЕКАМ»:
• автоматическое формирование чеков;
• интеграция с сайтом магазина, разными платежными системами и сторонними сервисами за счет готовых модулей;
• синхронизация с товароучетной системой, которая поддерживает работу с маркированными товарами и еще много полезных функций;
• обслуживание сайта и пункта выдачи на единой кассе;
• гибкие настройки для различных способов оплат;
• мобильное приложение для курьерской доставки, отображающее QR-код чека;
• комплексное обслуживание: регистрация в налоговой, выпуск КЭП, подключение к ОФД.

• Стоимость аренды онлайн-кассы в «ЕКАМ»
• Чеки пробиваются, как для онлайн, так и для офлайн продаж, в них присутствуют все обязательные реквизиты. Кассу не нужно постоянно контролировать: после однократной настройки она выполняет операции в автоматическом режиме. Подключение происходит максимально просто и быстро:

1. Сотрудники помогают с регистрацией.
2. Вы создаете учетную запись.
3. Подключаетесь к сайту путем установки готового модуля.
4. Принимаете оплату от покупателей.
5. Чеки автоматически отправляются на электронную почту клиентов и в ОФД.

• По всем интересующим вопросам можно обращаться в круглосуточную службу поддержки.
• LIFE PAY
• Онлайн-касса в LIFE PAY дается бесплатно или в рассрочку. Бесплатная касса предоставляется в рамках акции для поддержания малого и среднего бизнеса при условии подключения эквайринга.
• Ценник зависит от типа и модели оборудования. К примеру, цена смарт-терминала составляет от 13 250 до 27 000 рублей. Стоимость аренды обходится от 2 500 рублей за 1 фискальный регистратор. Подробности уточняются во время консультации.
• Возможности LIFE PAY:
• фискализация платежей с любой торговой точки на одном аппарате;
• автоматическая отправка чеков клиентам и в налоговую по API, посредством модулей CRM, CMS;
• интеграция с популярными учетными/платежными сервисами, CMS сайта;
• подключение мобильных устройств.
• ККТ соответствует последним поправкам 54-ФЗ, включая маркировку, признаки расчета, агентские теги.

• Виды доступного оборудования в LIFE PAY
• Чтобы подключить кассу в LIFE PAY, нужно оставить заявку на сайте. Сотрудники помогают:
• выбрать подходящий вариант;
• зарегистрироваться в ОФД/ФНС;
• выпустить ЭЦП;
• создать личный кабинет;
• научиться работать с кассовой программой и оборудованием.
• Онлайн-касса доставляется по всем регионам страны.
• Атол Онлайн
• «Атол Онлайн» – оператор облачных касс, которые подходят для любых бизнес-ниш. Арендовать 1 ККТ в компании можно за 1 700 рублей в месяц при условии подключения минимум на 15 месяцев.
• Возможности «Атол Онлайн»:
• формирование расчетных документов при продаже;
• автоматическое перенаправление данных в налоговые органы;
• интеграция с распространенными CMS, CRM, системами учета, платежными агрегаторами, банками;
• ведение сервисной статистики;
• удобный контроль платежей и услуг в одном окне.

• Цены на аренду в «Атол Онлайн»
• Нагрузка на арендованную технику в сервисе распределяется равномерно, постоянно поддерживается работоспособность и энергонезависимость касс. Также есть полноценное техническое сопровождение. Информация хранится в надежном дата-центре, который соответствует мировым стандартам.
• Для сотрудничества с сервисом необходимо создать личный кабинет, оплатить счет, зарегистрироваться в ФНС, получить и ввести активационный код, скачать настройки для своего движка.
• CloudKassir
• CloudKassir дает возможность арендовать облачную онлайн-кассу, которая позволит принимать безналичные оплаты и формировать чеки, не покупая кассовый аппарат. Услуга обойдется от 3 500 до 30 000 рублей в зависимости от срока подключения. Сюда не входит ФН и резерв.
• Возможности CloudKassir:
• формирование чеков автоматически или вручную;
• интеграция с CMS по API или с помощью готовых модулей;
• ведение аналитики и истории по транзакциям/чекам;
• уведомления об ошибках, защита от дублей;
• поддержка работы с маркированным товаром;
• пробитие расчетных документов по реестру xml.
• Чеки отправляются клиентам и в ФНС, даже если касса выходит из строя. Нагрузка между всеми ККТ распределяется равномерно.
• 
• Тарифная сетка в сервисе CloudKassir
• Чтобы подключиться, потребуется заполнить заявку и анкету, получить номер ККТ и ФН, зарегистрироваться в ФНС, интегрироваться с платежной системой. При необходимости сотрудники оказывают помощь в процедуре регистрации.
• Комтет Касса
• Сервис предлагает интернет-магазинам взять кассу в собственность, арендовать или приобрести решение для курьеров.
• Покупка кассы обойдется в 9 510 рублей. ПО при этом предоставляется бесплатно. Дополнительно специалисты выполняют подключение к ОФД, настройку ФН.
• Аренда облачной кассы стоит от 9 900 рублей. В этом случае поставщик полностью настраивает и обслуживает технику. Решение подходит для тех, кто работает только с безналичными платежами. Кассу для курьеров можно взять от 1 020 рублей.

Варианты решений и стоимость услуг в сервисе

Возможности сервиса «Комтет Касса»:

1. отправка чеков покупателям в электронном формате;
2. подключение нескольких сайтов, а также пункта выдачи к одному ККТ;
3. детальные отчеты по операциям;
4. быстрая интеграция по API или посредством готовых модулей.

Техподдержка сервиса работает круглосуточно, предоставляет бесплатные консультации и помощь в настройке.

FAQ по онлайн-кассам

Нужен ли для интернет-эквайринга физический терминал?

Нет, интернет-эквайринг, предполагает взаимодействие исключительно через сеть Интернет, поэтому не нуждается в наличии стационарного или мобильного терминала. При необходимости магазин может иметь и то, и другое (например, если работает онлайн и офлайн одновременно), однако устройство для считывания карт не является обязательным условием для открытия онлайн-кассы.

Куда можно подключить онлайн-кассу?

Онлайн-касса может работать на базе интернет-сайтов и мобильных приложений. Причем на сайте интернет-эквайринг может быть представлен в виде отдельной платежной формы или встраиваться в онлайн-чат с консультантом.
Если интернет-магазин работает через сайт и приложение, онлайн-кассу можно настроить для обоих.
Можно использовать онлайн-кассу и в том случае, если продажи идут через социальные сети или офлайн. В этом случае оплата проводится по ссылке, которая отправляется клиенту по email, SMS, в мессенджерах. Перейдя по ней, клиент попадет на сайт платежной системы, обеспечивающей ваш интернет-эквайринг. Остальные действия идентичны тем, что осуществляются при оплате на сайте: клиент вводит данные карты и подтверждает платеж пушем/кодом из SMS.

Как подключить онлайн-кассу?

Для начала требуется выбрать сервис, через который будут приниматься платежи вашего магазина/сайта/компании. В этом поможет наш сайт, мы предоставляем всю необходимую для выбора информацию.
После этого требуется собрать список документов. Он может отличаться в зависимости от системы интернет-эквайринга или банка (если подключение происходит через него). Вам могут понадобиться:
— учредительные документы;
— паспорт лица, уполномоченного на подписание документов;
— свидетельство о государственной регистрации;
— выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ;
— свидетельство о постановке на учет в ФНС;
— лицензии.
Также для приема платежей понадобится расчетный счет.
Имея нужные документы, требуется связаться с руководством сервиса и заключить договор, предоставив сканы документов. Большинство сервисов ведут электронный документооборот, благодаря чему подписание договора занимает один день и проводится удаленно.

Топ-5 вопросов, связанных с применением касс облачного типа

• Нужен ли фискальный накопитель для облачной кассы? Согласно 54-ФЗ, продавец обязан выдать клиенту бумажный чек либо отправить его электронный аналог на почту. Документ формируется фискальным накопителем. Так что обойтись без накопителя не получится. Однако важно отметить, что, как и другое оборудование, ФН будет находиться не в офисе или магазине, а в дата-центре.
• Какова стоимость облачной кассы? Итоговая сумма формируется из двух частей. Это стоимость аренды виртуальной кассы и расходы на фискальный регистратор. Единых тарифов не существует, поэтому итоговая цифра напрямую зависит от выбора сервиса. К примеру, аренда облачной кассы у онлайн-сервиса 2can стоит 2300 рублей. Причем при подключении эквайринга, предприниматель получает ряд дополнительных бонусов, в том числе может бесплатно пользоваться приложениями 2can Касса и 2can Витрина.
• Разрешается ли подключать два онлайн-магазина к одной кассе? Согласно действующему законодательству, предприниматель может использовать одну кассу для приема платежей на нескольких сайтах. Однако нужно помнить, что она способна обработать не более 6000 чеков в сутки. Если у вас несколько крупных магазинов с большим количеством транзакций, возможно придется арендовать дополнительную виртуальную кассу.
• А это вообще законно? По сути, облачная касса мало отличается от физической онлайн-кассы с фискальным регистратором. Разница только в том, что установлена она не в магазине или офисе, а в дата-центре. При этом облачная касса, как и обычный кассовый аппарат, фискализирует платежи и формирует чеки. Таким образом, ее использование не противоречит ФЗ №54 и абсолютно законно.
• Насколько безопасно использование кассы в облаке? Безопасность является одним из ключевых плюсов облачных кассовых сервисов. Высокий уровень надежности объясняется тем, что дата-центры, в которых находится оборудование, максимально защищены от внешних воздействий, включая чрезвычайные происшествия, DDoS-атаки, сетевые ошибки, человеческий фактор и другие опасности.

Коротко о главном

Подведем итог всему вышесказанному и тезисно перечислим основные моменты:

Облачная касса — это не столько оборудование, сколько услуга, которую оказывают специальные онлайн-сервисы.

Применение виртуальной кассы не противоречит действующему российскому законодательству, поскольку она работает с соблюдением требований ФЗ №54.

Использовать облачную кассу могут предприниматели, осуществляющие расчеты вне стационарной точки: офлайн-магазина, офиса, салона красоты и пр.

Виртуальная касса подходит ИП и ООО, работающим на любых системах налогообложения, включая УСН.

Облачную кассу невозможно купить. Ее можно только арендовать у сервиса, предоставляющего подобные услуги.

Все затраты по обслуживанию виртуальной кассы ложатся на арендодателя. Пользователь может не беспокоиться о ремонте техники или обновлении ПО.

Облачная касса легко интегрируется с разнообразными платежными сервисами и позволяет принимать любые виды оплаты: банковской картой, наличными, через СБП и пр.

Помогла ли вам статья?